可以委托他人出席慈善组织理事会吗?
2023.03.27
作者: 中银 (深圳) 律师事务所 刘国梁、曾苏庆
我们在为慈善组织提供法律服务时,经常遇到理事人数不够导致会议无法正常召开的情形。为确保会议召开,因故未出席的理事可以线上出席或者委托他人参加理事会吗?
慈善组织可以采取社会团体、基金会、社会服务机构组织形式。无论是对于营利性法人还是非营利法人来说,理事会出席人数都非常重要,出席人数不够将导致会议无法召开。以基金会为例,根据《基金会管理条例》第二十一条规定,理事会每年至少召开2次会议。理事会会议须有2/3以上理事出席方能召开,理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效。条例还规定:章程的修改;选举或者罢免理事长、副理事长、秘书长;章程规定的重大募捐、投资活动;基金会的分立、合并等重要事项的决议,须经出席理事表决,2/3以上通过方为有效。也就是说,如果出席人员没有达到法定人数,基金会的理事会是不能召开更不能形成有效的理事会决议。
1、慈善组织的理事线上参会是否可以视为出席?
我们认为,慈善组织的理事线上出席应当视为出席。近几年,受疫情影响,绝大多数慈善组织都选择了线上会议。虽然我们不提倡线上会议,但这个方式在确保安全的同时保障了慈善组织的正常运转甚至一定程度提高工作效率,这种方式事实上也得到主管部门的认可。不过,鉴于线上会议往往无法充分讨论,我们仍然建议理事会尽量召开现场会议。如确有必要,我们建议慈善组织事先在章程或理事会制度条款中列明可以采用通讯方式召开会议。
需要注意的是,并非所有线上会议都可以采取通讯方式进行。根据《民政部、财政部关于加强社会组织反腐倡廉工作的意见》规定,进行改选换届的会员(代表)大会、理事会须有符合法定人数的会员(代表)、理事出席方能召开,不得以通讯方式召开。
2、慈善组织理事可以委托第三人参加理事会吗?
根据《民法典》第一百六十一条规定,民事主体可以通过代理人实施民事法律行为。因此,从这个角度来说,如慈善组织章程及理事会制度没有特别规定,理事因故无法参加理事会的,似乎可以委托他人参加。当然,委托人须出具授权委托书,明确委托代理权限,如代为行使选举权、被选举权、表决权等内容,慈善组织收到相关授权文件,代理人方可出席理事会。但是,《民法典》还专门规定,当事人约定或者民事法律行为的性质,应当由本人亲自实施的民事法律行为,不得代理。那么,慈善组织理事出席会议是不是应当由本人亲自实施的民事法律行为呢?
我们知道,无论是民政部的章程示范文本还是慈善组织各自的章程,都规定了慈善组织理事的任职条件。尤其在社会团体中,对理事候选人的工作年限和服务能力都有明确的量化。也就是说,选举产生的理事不但需要有一定的资质条件,客观上也是接受信托,而这种是不适合转委托的。如前所述,理事会召开需要理事出席,理事不能出席会议委托他人参加是不适合的。而且,如果慈善组织召开的理事会涉及修改章程或内部重大事项的表决,理事以外的受托人不熟悉业务事项是否完成,或者是说如果理事会开会的内容涉及慈善组织秘密事项的表决,理事以外的其他人也不宜参与。
3、慈善组织理事可以委托理事参加理事会吗?
我们认为,理事本身符合任职条件,在不违反法律规定的情况下应当允许慈善组织理事委托理事参加会议提高效率。当然,为确保理事会会议的健康有序,建议事先在章程或理事会制度制定相关规定。如理事因故不能参加理事会的,应当书面委托其他理事参加并明确授权范围。需要指出的是,为确保理事会更具公信力,避免投票被一人操纵无法形成客观的决议,建议一名理事只能接受一人委托。
综上所述
我们认为,慈善组织理事应当亲自出席理事会会议,线上参加可以视为出席会议。慈善组织理事如无法参加会议,可以委托其他理事代理但不应委托第三人参加理事会。慈善组织的理事参加会议时只能接受一人委托为宜。
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刘国梁
lgl@zhongyinlawyer-sz.com
-分所管委会委员